Alan Nikitiuk Milani (alan_milani@yahoo.com.br) enviou: "O Open-Xchange é um Sistema de Colaboração disponibilizado em duas licenças: uma versão GPL e uma versão comercial. Um Sistema de Colaboração, de forma resumida, é um software que centraliza informações usadas por diversas pessoas em uma empresa. Para ser considerado um Sistema de Colaboração , o software deve conter no mínimo um leitor de e-mails, agenda, tarefas e contatos.

Pois bem, o Open-Xchange contém esses recursos e vários outros que podem ajudar bastante na produtividade dos funcionários das empresas. Normalmente empresas de pequeno e médio porte não utilizam esse tipo de recurso pois os tomadores de decisão imaginam que deve ser caríssimo um software com tais recursos. Realmente existem diversos softwares comerciais disponíveis no mercado, que apesar de serem muito bons, normalmente tem preços condizentes com o pensamento dos tomadores de decisão.

As principais diferenças entre as licenças do Open-Xchange são que a versão comercial disponibiliza: Suporte técnico; Instalador; Ferramentas de Administração; Proteção de upgrade.

Se a empresa onde trabalha tem muitos usuários, talvez será interessante pensar em adquirir a licença. Mas se acha que consegue administrar sem problemas usando ferramentas de linha de comando, provavelmente irá preferir usar a versão free.

Vamos falar um pouco sobre a versão free. Minha pouca experiência com o produto está limitada à versão 0.8.0. Recentemente foi disponibilizada a versão 0.8.2 com diversas melhorias, porém ainda não tive a oportunidade de instalá-la.”

Veja abaixo a continuação do interessante texto do Alex.



A instalação do produto, sinceramente, não é uma das coisas mais rápidas ou fáceis de se fazer em Linux. Existem alguns documentos que ensinam a executar a instalação, porém, mesmo seguindo corretamente a documentação ainda me esbarrei com alguns erros que precisei pesquisar para resolver. Eu já executei a instalação somente no Red Hat Enterprise 4 e no Fedora Core 4.

O Open-Xchange é um front-end que integra diversos softwares. Para seu funcionamento o Open-Xchange precisa de um Banco de Dados (normalmente o Postgres), um Serviço de Diretórios (normalmente o OpenLDAP), um Servidor de Páginas (normalmente o Apache), um Servidor de Aplicativos Java (normalmente o Tomcat), um servidor SMTP (normalmente o Postfix) e um Servidor de IMAP (normalmente o Cyrus). Todos os softwares dentro dos parênteses são indicações do próprio site e dos documentos de instalação, porém existem diversos relatos de instalações com outros softwares não indicados, todos com relatos de sucesso. Por exemplo, sabe-se que o Open-Xchange funciona bem com o Qmail e Courier. A versão mais atual do Open-Xchange promete integração com o MySQL. Existem relatos de uso do Serviço de Diretórios da Novell, também com sucesso. Resumindo, o Open-Xchange é um software bastante flexível, e com certeza pode se integrar muito bem com diversos ambientes existentes.

Depois de instalado, deve se adicionar os usuários via linha de comando. Com o usuário adicionado, podemos acessar o Open-Xchange via Web, ou via cliente de Groupware. No momento, o único cliente de Groupware que pode acessar o Open-Xchange é o Outlook, mas para isso é necessário instalar um conector chamado Oxtender. Acontece que esse conector é pago, mesmo para acessar a versão free do Open-Xchange. Através do Oxtender, é possível acessar os contatos, tarefas e agenda armazenados no servidor, de forma totalmente transparente, como se estivesse acessando o Exchange da Microsoft.

Estava sendo feito um concurso que premiava o melhor conector para o Evolution, porém o prazo acabou e não foi falado mais nada sobre o assunto. Imagino que ninguém se interessou em participar do concurso.

Para acessar somente os e-mails pelo Outlook Express, Thunderbird, o próprio Outlook ou qualquer cliente de e-mail não é preciso instalar software adicional e nem licenças de acesso. Simplesmente configure uma conta IMAP ou POP3 comum.
Somente acessando via navegador temos acesso a todos os recursos disponibilizados pelo Open-Xchange.

A interface via web é agradável e intuitiva. O webmail é aberto em outra janela de forma totalmente independente. Na tela de autenticação é possível escolher abrir somente o webmail. Existe uma tradução para português, que foi feita para a versão 0.8.0-3, porém é possível instalá-la em versões mais recentes.

Falando bem rapidamente sobre alguns recursos do Open-Xchange:

Em Calendar se controla os compromissos. É possível agendar compromissos para outras pessoas, por exemplo, em uma reunião onde devem participar algumas pessoas, se cadastra o compromisso uma única vez onde são indicados os participantes e os mesmos são notificados do compromisso podendo aceitar ou rejeitar o compromisso. Caso algum participante já tenha compromisso marcado para a data e hora apontada o Open-Xchange avisa;

Em contacts são cadastrados telefone, endereço e diversas outras informações. Aqui podemos procurar contatos por qualquer campo de cadastro disponível. Também é possível alterar a ordem como são listados os contatos e os campos que são mostrados na listagem;
Em tasks são cadastradas as pendências de cada usuário, dessa forma é possível controlar os afazeres. Através da utilização desse recurso são controlados os prazos para cada tarefa, a porcentagem de conclusão de cada item, o que já está completo e quando foi completo.

Além dos recursos acima, que são o padrão de todo Sistema de Colaboração, o Open-Xchange tem diversos outros recursos, que se forem bem utilizados, podem ser muito úteis:
Em projects são cadastrados os projetos da empresa. Aqui podemos controlamos os recursos disponíveis, o andamento de cada tarefa, os prazos, os documentos que fazem parte do projeto, além de outros recursos;

Em documents são colocados os documentos que se pretende que fiquem disponíveis de qualquer lugar. Esse recurso permite definir acessos de leitura e gravação, além de gerar um versionamento automático do documento. Considero um ótimo lugar para manter os modelos de documento da empresa;

Em Knowledge Base são cadastradas as metodologias e padrões para diversas áreas da empresa, além de textos explicando como proceder em diversas situações, facilitando sua localização;
Em Bookmarks são acrescentados os sites que diversos funcionários acessam. Usando esse recurso fica disponível o endereço dos sites, mesmo quando se acessa externamente o Open-Xchange;

Em Fórums são colocados temas que devem ser debatidos por várias pessoas da empresa. Considero um ótimo canal de contato , por exemplo do RH, com os funcionários da empresa;
Em Pinboard são colocados os recados. Esses recados podem ser para somente uma pessoa, um grupo de pessoas ou pra todo mundo, podendo aparecer no Portal.
O Portal é um resumo de tudo sobre o usuário, mostrando se o mesmo tem mensagens não lidas, tarefas pendentes, compromissos e recados.

No Webmail podemos ler, escrever, encaminhar e fazer todas as outras tarefas comuns a qualquer webmail, porém em uma interface agradável e bem acabada.

Isso é só uma pequena demonstração do que este Sistema de Colaboração é capaz de fazer, não sendo nem de longe uma lista completa dos recursos que são disponibilizados.

Uma coisa que considero muito interessante, porém não me lembro de ter visto em nenhum outro lugar, é o poder de integração do Open-Xchange. Com ele é possível usar sua base de e-mail instalada, integrar outros softwares para fazer autenticação via o OpenLDAP, usando os usuário do Open-Xchange, desenvolver sistemas Web que “conversam” com o Open-Xchange através do Banco de Dados, usar os bookmarks cadastrados como se estivessem no boolmarks de seu navegador (somente através do Firefox!), além de outras coisas. Poderiamos, por exemplo, ter um Sistema de Help Desk que se autentique no OpenLDAP, gere tarefas no Open-Xchange, agende visitas, controle os projetos, controle a documentação e gere uma Base de Conhecimentos disponível através do Open-Xchange.

Esse é o poder do Software Livre e Padrões Abertos!

Se depois de tudo você se interessou e quer saber mais, acesse o site oficial: http://mirror.open-xchange.org

Lá também tem disponível uma demo online, onde pode-se ver exatamente como é o Open-Xchange e testar as funções descritas aqui.

Alan Nikitiuk Milani
alan_milani@yahoo.com.br
"